CONSULTORÍA VIRTUAL

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• Una nueva dimensión en consultoría sobre modelos de gestión

• ¿Qué es la Consultoría Virtual?

• ¿Qué medios se utilizan en la Consultoría Virtual?

• ¿Cómo funciona un proyecto de Consultoría Virtual

• ¿Qué recursos necesita una empresa para participar en un proyecto de Consultoría Virtual?

• ¿Cuáles son los efectos de la Consultoría Virtual?

• Información y Costos

• ¿Puedo decidir de llevar todo mi proceso de asesoría para la implantación de un sistema de gestión e manera VIRTUAL?

• Un modelo para Medianas/Pequeñas/Micros (NUEVO MODELO)

 

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Una nueva dimensión en consultoría sobre modelos de gestión.

 

Desde 1991 en Brasil, DATTA & QUALITY asiste a Organizaciones en el diseño, documentación, implementación y validación de sus modelos de gestión. Dichos servicios cubren desde Diagnósticos, Capacitación, incluyendo la Formación de Auditores Líderes con programas acreditados por IRCA, Consultoría/Asesoría, Desarrollo de Proveedores, Auditorias Internas y Externas. Para esto, DATTA & QUALITY ha desarrollado técnicas y metodologías que han comprobado su eficacia y eficiencia en el logro de los objetivos. Nuestro modelo no se enfoca exclusivamente en la certificación (esta debe ser consecuencia del buen trabajo y no el objetivo), pero si EN LA MEJORA DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO DE LA ORGANIZACIÓN Y LA CREACIÓN DE VALOR PARA LOS CLIENTES Y DEMÁS PARTES INTERESADAS.

 

Dentro de  esta continua búsqueda de innovación para la mejora de nuestros servicios y de la  conjunción de experiencias, hoy iniciamos una forma, más avanzada, de consultoría y trabajo colaborativo, la CONSULTORÍA VIRTUAL.

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Con este modelo, buscamos resolver diversos problemas típicos de las Organizaciones que empiezan a desarrollar su sistema, pero también de aquellas Organizaciones, que ya teniendo un sistema de gestión, identifica la necesidad de recibir “provocaciones externas” e información de calidad, para la mejora de sus modelos, algunos de estos problemas identificados son:

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• Tiempos de respuesta inmediatos. Algunas Organizaciones se encuentran en una encrucijada en su actividad y necesita que lo asesoren en algún tema específico, sin tener que pasar por todo el proceso de solicitar una consultoría completa, o el costo de mantener un asesor full time, o simplemente usted no tiene el tiempo necesario para capacitarse en un tema puntual, ya que requiere de soluciones urgentes.... Otro ejemplo, se da en situaciones que se viven a diario donde "se nos ocurre una idea" pero no sabemos a rigor de verdad como evaluarla o si realmente acabamos de "descubrir la Pólvora!" o si por el contrario se trata de un problema futuro.

• La escasa disponibilidad de tiempo para reuniones que tienen los ejecutivos y gerentes;

• Las dificultades para cumplir programas de trabajo preestablecidos, debidas a las contingencias cotidianas;

• El escaso rendimiento del tiempo de trabajo de los consultores, debido a los viajes y las esperas improductivas;

• Los costos de viáticos, relacionados con cuestiones que podrían ser resueltas “en un par de horas”;

• La intermitencia en el servicio de apoyo de los consultores, en particular por la limitación de recursos.

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En consecuencia, la aplicación de esta modalidad de consultoría produce tres resultados contundentes: 

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• Reduce substancialmente los costos;

• Reduce presiones innecesarias sobre las personas que participan en la implantación;

• Colabora enormemente en la generación de acciones para la mejora.

• Proporciona al personal mayor seguridad en sus acciones, una vez que cuentan con soporte para consultas.

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Estamos concientes que esta mecánica no sustituye totalmente las visitas del equipo consultor, sin embargo, pueden reducir las necesidades de visitas y definitivamente hacer que estas sean mucho más productivas, sobre todo con un seguimiento virtual, antes de cada visita personal.

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Asesoramiento World Class a su alcance y al instante!!!

Una consulta que puede ahorrarle recursos valiosos, financieros, tiempos y horas de trabajo no productivo, evitándole una mala decisión, o mejor aún, VALOR y orientación proporcionada a tiempo que puede ayudarle a su Organización a ser más productiva y competitiva en un mercado globalizado.

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¿Qué es la Consultoría Virtual?

 

La Consultoría Virtual es una forma de suministrar el servicio profesional de consultoría, que se basa en el uso intensivo de medios de comunicación informáticos, con particular énfasis en Internet. Una parte sustantiva de la comunicación entre los consultores y el personal de la empresa y de las tareas técnicas del proyecto (planificación, coordinación, seguimiento, control) se realiza por ese medio. Se agregan otras ventajas propias de esa forma de comunicación, como por ejemplo la posibilidad de intercambio con otras empresas de diversas regiones geográficas que estén participando en el mismo tipo de proyecto, la existencia de un sistema de capacitación que posibilita la formación continua y la creación de una base de conocimiento que pueden compartir todas las empresas que participan.

La consultoría cumple dos propósitos principales:

• La orientación y asistencia de expertos en determinados temas, con un propósito específico;

• La transferencia de conocimientos;

• La reducción de tiempos por la curva de aprendizaje y de costos por “empezar y seguir bien y bajo control”;

 

La Consultoría Virtual satisface plenamente estos propósitos. Las principales diferencias con la consultoría tradicional son:

• El uso de recursos informáticos, que posibilitan un fuerte apoyo de los consultores a las personas de la empresa y una intensa colaboración entre ellas, reduciendo al mínimo la necesidad de presencia física de los consultores en las instalaciones de la empresa.

• El uso de ambientes virtuales de colaboración, que posibilitan que empresas de regiones geográficas muy distintas compartan experiencias y conocimientos, con el consiguiente efecto de aprendizaje compartido y de aceleración en los procesos de implantación.

• La aplicación de técnicas de capacitación a distancia, para la formación progresiva y continua del personal que participa en los proyectos.

• La aplicación de técnicas que permiten seguir dando soporte a la empresa a muy bajo costo, una vez terminados los proyectos, para mantener en operación y actualizar los modelos de gestión implantados.

 

En el esquema de consultoría virtual se optimiza la aplicación de tiempo de los consultores y del personal de la empresa, para lograr una mínima exigencia a éste último y el aprovechamiento óptimo de los tiempos que emplean todos los actores del proceso.

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¿Qué medios se utilizan en la Consultoría Virtual?

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Los recursos típicos son los mismos que se emplean en educación a distancia a través de Internet, con el agregado de algunos elementos necesarios para la planificación, la coordinación, el control y el seguimiento del proyecto. 

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1. Skype: El sistema de comunicación Skype (http://www.skype.com) es una herramienta que posibilita las llamadas “telefónicas” utilizando una computadora, sin costos. Así mismo existe la disponibilidad del uso de cámaras Web para que dichas llamadas sean más personalizadas (video-llamada). El mismo sistema Skype posibilita el uso de Chat (reuniones virtuales). Las juntas por Skype (reuniones virtuales) se agendan con por lo menos 1 semana de anticipación y son fácilmente reprogramadas, sin costos.

2. Zoom: Una de las plataformas más utilizada para reuniones y capacitación. Posibilita una interacción amplia, compartir documentos, etc.

3. E-mails: El uso del e-mail es fundamental para preguntas fuera de las sesiones programadas (reuniones virtuales). No se utiliza el e-mail para envío de documentos por ninguna de las partes, estos se depositan en el espacio asignado en el servidor y se da aviso por e-mail que se depositaran documentos para revisión. Las preguntas por e-mail están limitadas a 3 semanales. La ventaja del e-mail es que las preguntas y respuestas quedan registradas para consultas futuras y la construcción de una base de conocimiento. Las preguntas pueden ser presentadas por el usuario como urgentes o diferidas. Esta clasificación permite coordinar los tiempos de respuesta. Si son de carácter urgente se responderán en el transcurso de la semana sino podrán ser respondidas en el término de 10 días posteriores al envío. En un plazo extremadamente breve, (3 a 5 días - muchas veces menos dependiendo del trabajo a realizar) le enviamos una solución (respuesta) sobre el tema de su consulta que le permitirá tomar una decisión razonada, criteriosa y sobre todo FUNDADA.  Cuando es necesario, mantenemos reuniones virtuales de modo complementario.

4. Teléfono y programación de juntas virtuales: La idea es que la Organización obtenga las respuestas, motivo de la llamada. Llamadas extraordinarias si necesarias podrán ser utilizadas utilizando el concepto de “no abuso” de este medio. De la misma manera para los correos electrónicos (e-mails), no se establece un tiempo de consultoría por este medio, el consultor a que se turna el mensaje, dedicará el tiempo necesario para la respuesta, utilizando el mismo concepto de "no abuso de este medio".

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¿Cómo funciona un proyecto de Consultoría Virtual?

 

Nuestra experiencia en el campo de la capacitación y consultoría/asesoría nos ha permitido identificar actividades típicas de los proyectos que tienen sus diferencias y necesidades:

 

• Organizaciones que inician su Sistema de Gestión: Una vez contratado el servicio se hace llegar el formato para un Auto-Diagnostico, que deberá ser respondido y re-enviado a nuestras oficinas (esta es la 1ª actividad). En base al Auto-Diagnóstico le propondremos una serie de actividades que la misma Organización, con apoyo y soporte virtual, deberá realizar.

• RRHH: Es un requisito indispensable que exista una persona de la Organización del contratante que esté al frente del proyecto.

• Capacitación Virtual: Cuando estas sean adecuadas se utilizará una herramienta para la realización de un Webinar (regularmente Zoom). Los accesos a nuestros Webinars son abiertos (los Webinars se programan y son un evento abierto al publico – para aquellos que son suscritores del servicio de consultoría virtual, los Webinars no tienen costo).

• Capacitación Presencial: Se recomienda que la persona de la Organización al frente del proyecto tenga conocimientos de la normativa y que reciba capacitación más intensiva.  

• Seguimiento a actividades derivadas de las visitas presenciales del consultor (dudas y revisión de tareas, elaboración y revisión de documentos, etc.). 100% VIRTUAL.

• Las que se pueden basar en auto-instrucción y auto-ayuda, apoyadas en elementos adecuadamente preparados. En ellas no se requiere establecer contacto entre el personal de la empresa y los consultores o con una base de conocimiento existente. El desarrollo de la documentación del Sistema de Gestión es responsabilidad de la Organización contratante. Para las actividades de auto-instrucción, la Organización contratante podrá adquirir las guías que publicamos en nuestra pagina. Adicional a las guías que usted ve en la pagina, estaremos publicando otras que sean necesarias y/o les proponemos algunos otros documentos básicos, sin costo. 100% VIRTUAL.

• Es indispensable que la Organización adquiera del paquete original de los documentos normativos aplicables.

• Organizaciones que ya disponen de un sistema de gestión y requieren discusiones y acceso a información e intercambio para la mejora de su sistema. 100% VIRTUAL.

 

En los proyectos de Consultoría Virtual se optimiza la aplicación de recursos a cada una de estas actividades, de modo de:

 

• Reducir al mínimo posible el uso del tiempo de los consultores, para minimizar costos.

• Eliminar todos los viajes innecesarios.

• Lograr un aprovechamiento máximo del tiempo del personal de la empresa.

• Posibilitar que cada persona de la empresa realice las tareas correspondientes al proyecto en el momento que le resulte más conveniente, y no esté condicionada por la programación del trabajo de los consultores.

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Todos lo proyectos desarrollados por DATTA & QUALITY, involucran un Responsable del Proyecto y Consultores Asignados, según especialidad.

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DATTA & QUALITY CONSULTORES S.C. establece como política de la empresa el resguardo de la confidencialidad referente a la información proveída o manejada.

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¿Qué recursos necesita una empresa para participar en un proyecto de Consultoría Virtual?

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Para participar en este tipo de proyecto se emplean recursos informáticos casi estándares, de muy bajo costo. Comprenden:

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• Una computadora con bocinas instaladas, micrófono y Webcam.

• Conexión a Internet con un buen ancho de banda.

• Correo electrónico.

• Descargar aplicaciones y tener disponible sus cuentas (ej.: Skype)

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¿Cuáles son los efectos de la Consultoría Virtual?

 

• Reducción muy substancial de costos. Al minimizarse la cantidad de viajes, estadías, tiempos perdidos, etc., se aprovecha íntegramente el tiempo de los consultores y del personal de la empresa. Ello permite operar a costos mucho menores que los típicos de la consultoría convencional.

• Máximo aprovechamiento del tiempo de los ejecutivos de la empresa. Al no tenerse que ajustar a programas de reuniones condicionados por los tiempos de permanencia de los consultores pueden administrar más libremente su tiempo de participación en el proyecto.

• Flexibilidad de programación y atención cuando se necesita.

• Posibilidad de extender más ampliamente los efectos del proyecto dentro de la organización. Se puede capacitar en forma simultánea a más personas que las que intervienen en programas de capacitación convencionales.

• Seguimiento estrecho de las actividades, compartido entre la empresa y los consultores. El proyecto está activo todo el tiempo, y no solamente cuando los consultores concurren a la empresa.

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Valor del Servicio 

Para determinar el valor de la consultoría, se realiza un análisis de cada caso y los alcances del servicio requerido (un diseño a la medida)

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¿Puedo decidir de llevar todo mi proceso de asesoría para la implantación de un sistema de gestión e manera VIRTUAL?

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Se puede combinar el mecanismo de consultoría tradicional con el virtual. Existen diversas actividades que no podrían ser virtuales, por ejemplo:

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• En todos los proyectos se realiza un DIAGNÓSTICO del sistema (este puede ser presencial o virtual);

• Los programas de capacitación regulares, tales como: Interpretación de la Norma, Mapeo de Procesos, Formación de Auditores Internos, etc.; se recomienda de manera presencial, aunque estos programas están disponibles de manera virtual;

• Etapas de Validación del Sistema (auditorias), caso ejecutadas por nosotros. Aunque algunas auditorias podrían ser vituales, algunas deberán ser presenciales.

 

De igual manera existen diversos requisitos, por parte de la Organización, para que este mecanismo funcione; por ejemplo, se requiere que exista un consultor interno (personal de la Organización), adecuadamente capacitado, para llevar a cabo y/o coordinar diversas actividades con el apoyo de DATTA & QUALITY, entre otras necesidades.

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Un modelo para Medianas/Pequeñas/Micros

 

Después de un análisis detallado de más de más de 25 años de experiencias en el apoyo a la construcción de modelos de gestión que llevaran a nuestros clientes a tener Organizaciones más productivas, competitivas y responsables con sus propias creencias y misión, D&Q – México, ha desarrollado un modelo innovador de apoyo a Organizaciones interesadas en desarrollar modelos de gestión de: 

 

• Calidad (ISO 9001); y

• Ambiental (ISO 14001)

 

Nota: Para otros modelos como el ISO/IEC 17025, ISO 22000/HACCP, TS 16949, ISO 45001, este esquema está en desarrollo.

 

“Este nuevo modelo de apoyo está basado en estos más de 25 años de experiencias exitosas”, nos comenta Marcelo A.F. Villaça, Director de Proyectos y primer consultor en Latinoamérica a recibir un reconocimiento por el CQI (Chartered Quality Institute del Reino Unido) como Consultor Registrado y primer Principal Auditor por el IRCA en México.

 

Durante muchos años D&Q ha combatido los modelos de consultoría enfocados solamente a proporcionar “documentos estandarizados que sirven tanto a panaderías, escuelas como a empresas metal-mecánicas. Estos modelos de repisa han provocado el descrédito del los modelos de gestión ISO 9001 entre otros. Lo que hemos desarrollado es distinto.”

 

D&Q – México ha diseñado un modelo de consultoría que puede proporcionar a las Empresas Medianas, Pequeñas y Micros un esquema de consultoría para el desarrollo y certificación de sus sistemas de gestión, basado en un esquema de corresponsabilidad, uso de la tecnología, reducción de costos, “pero manteniendo los altos niveles de calidad en el servicio y en el diseño de sistemas que generen valor al cliente. Hemos entendido que sobre todo en un entorno de crisis las Organizaciones necesitan soporte para una mejor gestión, con enfoque a los clientes, con mejores herramientas de trabajo y que finalmente hagan que estas Organizaciones tengan la capacidad de entrar al mercado de una manera más competitiva y de esta forma hacer parte de las cadenas productivas y de exportación”.

 

El modelo combina herramientas de Coaching, Sistemas de Información (software), Consultoría a Distancia/Virtual, apoyo documental y de control, a un valor sin competencia en el mercado.

 

“Lo que buscamos es poder asesorar más de 1000 Organizaciones y que estas Organizaciones estén certificadas con un Sistema de Gestión que les aporte valor y no solamente un papel colgado en la pared, que a lo largo les genere más problemas”.

 

“El modelo es abierto y está disponible también para consultores iniciantes que necesitan apoyo de expertos en sus consultorías”

 

Para mayor información escriban a quality@qualityexperts.org