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CONSULTORÍA
Temas
Una
nueva dimensión en consultoría sobre modelos de
gestión:
·
ISO 9001 (incluyendo a la transición al ISO
9001:2008)
·
ISO 14001
·
ISO/TS 16949
·
ISO/IEC 17025
·
HACCP e ISO 22000
·
AS 9100 (en este documento, las preguntas y
respuestas deben ser en inglés)
·
OHSAS 18001
· Modelos de Excelencia (PNC, Deming, Baldrige)
Desde 1991 en Brasil, DATTA & QUALITY asiste a
Organizaciones en el diseño, documentación,
implementación y validación de sus modelos de
gestión. Dichos servicios cubren desde Diagnósticos,
Capacitación, incluyendo la Formación de Auditores
Líderes con programas acreditados por IRCA,
Consultoría/Asesoría, Desarrollo de Proveedores y
Auditorias Internas y Externas. Para esto, DATTA
& QUALITY ha desarrollado técnicas y metodologías
que han comprobado su eficacia y eficiencia en el
logro de los objetivos. Nuestro modelo no se enfoca
exclusivamente en la certificación (esta debe ser
consecuencia del buen trabajo y no objetivo), pero
si EN LA MEJORA DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO DE LA
ORGAIZACIÓN PARA LA GENERACIÓN DE VALOR.
Dentro de esta
continua búsqueda de innovación para la mejora de
nuestros servicios y de la conjunción
de experiencias, hoy nace y empieza a crecer una
forma más avanzada de consultoría y trabajo
colaborativo, la CONSULTORÍA VIRTUAL (ofrecer
consultoría en temas puntuales,
vía email, chat hablado, u otros medios
electrónicos de comunicación a distancia).
Con este modelo, buscamos resolver diversos
problemas típicos de las Organizaciones que
empiezan a desarrollar su sistema, pero también de
aquellas Organizaciones, que ya teniendo un sistema
de gestión, identifica la necesidad de recibir
“provocaciones externas” e información de
calidad, para la mejora de sus modelos, algunos de
estos problemas identificados son:
- Tiempos de respuesta inmediatos.
Algunas Organizaciones se encuentran en una
encrucijada en su actividad y necesita que lo
asesoren en algún tema específico, sin tener
que pasar por todo el proceso de solicitar una
consultoría completa, o el costo de mantener un
asesor full time, o simplemente usted no tiene
el tiempo necesario para capacitarse en un tema
puntual, ya que requiere de soluciones
urgentes.... Otro ejemplo, se da en situaciones
que se viven a diario donde "se nos ocurre
una idea" pero no sabemos a rigor de verdad
como evaluarla o si realmente acabamos de
"descubrir la Pólvora!" o si por el
contrario se trata de un problema futuro.
- La
escasa disponibilidad de tiempo para reuniones
que tienen los ejecutivos y gerentes;
- Las
dificultades para cumplir programas de trabajo
preestablecidos, debidas a las contingencias
cotidianas;
- El
escaso rendimiento del tiempo de trabajo de los
consultores, debido a los viajes y las esperas
improductivas;
- Los
costos de viáticos, relacionados con cuestiones
que podrían ser resueltas “en un par de
horas”;
- La
intermitencia en el servicio de apoyo de los
consultores, en particular por la limitación de
recursos.
En
consecuencia, la aplicación de esta modalidad de
consultoría produce tres resultados contundentes:
- Reduce
substancialmente los costos;
- Reduce presiones innecesarias
sobre las personas que participan en la
implantación;
- Colabora
enormemente en la generación
de acciones para la mejora.
- Proporciona
al personal mayor
seguridad en sus acciones, una vez que
cuentan con soporte para consultas.
Estamos concientes que esta mecánica no sustituye
totalmente las visitas del equipo consultor, sin
embargo, pueden reducir las necesidades de visitas y
definitivamente hacer que estas sean mucho más
productivas, sobre todo con un seguimiento virtual,
antes de cada visita personal.
Asesoramiento
World Class a su alcance y al instante!!!
Una consulta que puede ahorrarle recursos valiosos,
financieros, tiempos y horas de trabajo no
productivo, evitándole una mala decisión, o mejor
aún, VALOR y orientación proporcionada a tiempo
que puede ayudarle a su Organización a ser más
productiva y competitiva en un mercado globalizado.
¿Qué
es la Consultoría Virtual?
La Consultoría Virtual es una forma de suministrar
el servicio profesional de consultoría, que se basa
en el uso intensivo de medios de comunicación
informáticos, con particular énfasis en Internet.
Una parte sustantiva de la comunicación entre los
consultores y el personal de la empresa y de las
tareas técnicas del proyecto (planificación,
coordinación, seguimiento, control) se realiza por
ese medio. Se agregan otras ventajas propias de esa
forma de comunicación, como por ejemplo la
posibilidad de intercambio con otras empresas de
diversas regiones geográficas que estén
participando en el mismo tipo de proyecto, la
existencia de un sistema de capacitación que
posibilita la formación continua y la creación de
una base de conocimiento que pueden compartir todas
las empresas que participan.
La consultoría cumple dos propósitos principales:
- La
orientación y asistencia de expertos en
determinados temas, con un propósito específico;
- La
transferencia de conocimientos;
- La
reducción de tiempos por la curva de
aprendizaje y de costos por “empezar y seguir
bien y bajo control”;
La Consultoría Virtual satisface plenamente estos
propósitos. Las principales diferencias con la
consultoría tradicional son:
- El uso
de recursos informáticos, que posibilitan un
fuerte apoyo de los consultores a las personas
de la empresa y una intensa colaboración entre
ellas, reduciendo al mínimo la necesidad de
presencia física de los consultores en las
instalaciones de la empresa.
- El uso
de ambientes virtuales de colaboración, que
posibilitan que empresas de regiones geográficas
muy distintas compartan experiencias y
conocimientos, con el consiguiente efecto de
aprendizaje compartido y de aceleración en los
procesos de implantación.
- La
aplicación de técnicas avanzadas de capacitación
a distancia, para la formación progresiva y
continua del personal que participa en los
proyectos.
- La
aplicación de técnicas que permiten seguir
dando soporte a la empresa a muy bajo costo, una
vez terminados los proyectos, para mantener en
operación y actualizar los modelos de gestión
implantados.
En el esquema de
consultoría virtual optimiza la aplicación de
tiempo de los consultores y del personal de la
empresa, para lograr una mínima exigencia a éste
último y el aprovechamiento óptimo de los tiempos
que emplean todos los actores del proceso.
¿Qué
medios se utilizan en la Consultoría Virtual?
Los recursos típicos son los mismos que se emplean
en educación a distancia a través de Internet, con
el agregado de algunos elementos necesarios para la
planificación, la coordinación, el control y el
seguimiento del proyecto.
1.
Para la empresa se crea un espacio en Internet,
protegido por medio de claves de acceso, el cual se
utilizará para subir y bajar documentos del sistema
de gestión, revisión de documentos, reportes, etc.
La información de la empresa estará adecuadamente
protegida y al mismo tiempo accesible a todas las
personas (miembros de la empresa y consultores) que
deban participar en el proyecto.
2.
Skype: El sistema de comunicación Skype (http://www.skype.com)
es una herramienta que posibilita las llamadas
“telefónicas” utilizando una computadora, sin
costos. Así mismo existe la disponibilidad del uso
de cámaras Web para que dichas llamadas sean más
personalizadas (video-llamada). El mismo sistema
Skype posibilita el uso de Chat (reuniones
virtuales). Las juntas por Skype (reuniones
virtuales) se agendan con por lo menos 1 semana de
anticipación y son fácilmente reprogramadas, sin
costos.
3.
E-mails: El uso del e-mail es fundamental para
preguntas fuera de las sesiones programadas
(reuniones virtuales). No se utiliza el e-mail para
envío de documentos por ninguna de las partes,
estos se depositan en el espacio asignado en el
servidor y se da aviso por e-mail que se depositaran
documentos para revisión. Las preguntas por e-mail
están limitadas a 3 semanales.
Las preguntas pueden
ser presentadas por el usuario como urgentes
o diferidas. Esta clasificación permite
coordinar los tiempos de respuesta. Si son de carácter
urgente se responderán en el transcurso de la
semana sino podrán ser respondidas en el término
de 10 días posteriores al envío.
4.
FOROS: Esta es una
oportunidad para la Organización en interactuar con
otras Organizaciones. Este foro es libre y se podrá
incluir alguna pregunta de la Organización, con su
previo consentimiento por parte del moderador del
FORO.
5.
Biblioteca de Experiencias:
Se utiliza un acceso a diversos recursos compartidos
entre diferentes Organizaciones (consultas
frecuentes), que sirven como base de conocimiento
común para todos los usuarios. En la biblioteca se van acopiando
diversas experiencias que pueden ser redactadas por
los mismos usuarios y publicadas en la página para
su consulta.
¿Cómo
funciona un proyecto de Consultoría Virtual?
Nuestra experiencia en el campo de la capacitación
y consultoría/asesoría nos ha permitido
identificar actividades típicas de los proyectos
que tienen sus diferencias y necesidades:
- Capacitación:
Solamente aquellas relacionadas con inducción o
aspectos informativos básicos y de refuerzo de
conceptos. Cuando estas sean adecuadas se
utilizará una herramienta para la realización
de un Webinar.
- Seguimiento
a actividades derivadas de las visitas
presenciales del consultor (dudas y revisión de
tareas, elaboración y revisión de documentos,
etc.). 100%
VIRTUAL.
- Las que
se pueden basar en auto-instrucción y
auto-ayuda, apoyadas en elementos adecuadamente
preparados. En ellas no se requiere establecer
contacto entre el personal de la empresa y los
consultores o con una base de conocimiento
existente.100%
VIRTUAL
- Organizaciones que ya disponen de un sistema de
gestión y requieren discusiones y acceso a
información e intercambio para la mejora de su
sistema. 100% VIRTUAL
En
un plazo extremadamente breve, (
3
a
5 días - muchas veces menos dependiendo del trabajo
a realizar) le enviamos una solución (respuesta)
sobre el tema de su consulta que le permitirá tomar
una decisión razonada, criteriosa y sobre todo
FUNDADA. Cuando
es necesario, mantenemos reuniones personales o
telefónicas de modo complementario.
En
los proyectos de Consultoría Virtual se optimiza la
aplicación de recursos a cada una de estas
actividades, de modo de:
- Reducir
al mínimo posible el uso del tiempo de los
consultores, para minimizar costos.
- Eliminar
todos los viajes innecesarios.
- Lograr
un aprovechamiento máximo del tiempo del
personal de la empresa.
- Posibilitar
que cada persona de la empresa realice las
tareas correspondientes al proyecto en el
momento que le resulte más conveniente, y no
esté condicionada por la programación del
trabajo de los consultores.
Todos lo proyectos desarrollados por DATTA &
QUALITY, involucran un Responsable
del
Proyecto y
Consultores Asignados, según especialidad.
DATTA
& QUALITY CONSULTORES S.C. establece como política
de la empresa el resguardo de la confidencialidad
referente a la información proveída o manejada.
¿Qué
recursos necesita una empresa para participar en un
proyecto de Consultoría Virtual?
Para
participar en este tipo de proyecto se emplean
recursos informáticos casi estándares, de muy bajo
costo. Comprenden:
- Una
computadora con placa de sonido.
- Bocinas
instaladas y micrófono, se recomienda un
WebCam.
- Conexión
a Internet
- Para los casos de
Webinar, se envía un test para probar su máquina
y conexión, antes del evento (algunos Webinars
no están incluidos en el paquete de soporte
regular).
¿Cuáles
son los efectos de la Consultoría Virtual?
- Reducción
muy substancial de costos. Al minimizarse la
cantidad de viajes, estadías, tiempos perdidos,
etc., se aprovecha íntegramente el tiempo de
los consultores y del personal de la empresa.
Ello permite operar a costos mucho menores que
los típicos de la consultoría convencional.
- Máximo
aprovechamiento del tiempo de los ejecutivos de
la empresa. Al no tenerse que ajustar a
programas de reuniones condicionados por los
tiempos de permanencia de los consultores pueden
administrar más libremente su tiempo de
participación en el proyecto.
- Flexibilidad
de programación y atención cuando se necesita.
- Posibilidad
de extender más ampliamente los efectos del
proyecto dentro de la organización. Se puede
capacitar en forma simultánea a más personas
que las que intervienen en programas de
capacitación convencionales.
- Seguimiento
estrecho de las actividades, compartido entre la
empresa y los consultores. El proyecto está
activo todo el tiempo, y no solamente cuando los
consultores concurren a la empresa.
Información y Costos
Si desea más información
sobre esta forma de consultoría y su aplicación al
campo de la implantación y/o mejora de Sistemas de
Gestión en su Organización, por favor haga click
en la palabra subrayada información.
El valor del servicio es de U$ 200,00 (dólares
americanos) + IVA mensuales. El plazo mínimo de
contratación es de 3 meses.
¿Puedo
decidir de llevar todo mi proceso de asesoría para
la implantación de un sistema de gestión e manera
VIRTUAL?
Se puede combinar el mecanismo de consultoría
tradicional con el virtual. Existen diversas
actividades que no podrían ser virtuales, por
ejemplo:
- En todos los proyectos se realiza
un DIAGNÓSTICO del sistema (este puede ser
presencial o virtual);
- Los programas de capacitación
regulares, tales como:
Interpretación de la Norma, Mapeo de Procesos,
Formación de Auditores Internos, etc; son
presenciales;
- Etapas de Validación del Sistema
(auditorias, etc.) son presenciales.
De igual manera existen diversos requisitos, por
parte de la Organización, para que este mecanismo
funcione; por ejemplo, se requiere que exista un
consultor interno (personal de la Organización),
adecuadamente capacitado, para llevar a cabo y/o
coordinar diversas actividades con el apoyo de DATTA
& QUALITY, entre otras necesidades. El mecanismo
virtual puede ser una buena opción, sobre todo por
la amplia reducción de costos.
Un
modelo para Medianas/Pequeñas/Micros
Después
de un análisis detallado de más de 18 años de
experiencias en el apoyo a la construcción de
modelos de gestión que llevaran a nuestros clientes
a tener Organizaciones más productivas,
competitivas y responsables con sus propias
creencias y misión, D&Q – México, ha
desarrollado un modelo innovador de apoyo a
Organizaciones interesadas en desarrollar modelos de
gestión de:
-
Calidad
(ISO 9001); y
-
Ambiental
(ISO 14001)
Nota: Para otros modelos como el ISO/IEC
17025, ISO 22000/HACCP, ISO/TS 16949, OHSAS
18001/OIL, este esquema está en desarrollo.
“Este
nuevo modelo de apoyo está basado en estos más de
18 años de experiencias exitosas”, nos comenta Marcelo A.F. Villaça,
Director de Proyectos y primer consultor en Latinoamérica
a recibir un reconocimiento por el CQI (Chartered
Quality Institute del Reino Unido) como Consultor
Registrado y primer Principal Auditor QMS 2008 por
el IRCA en México.
Durante
muchos años D&Q ha combatido los modelos de
consultoría enfocados solamente a proporcionar
“documentos estandarizados que sirven tanto a
panaderías, escuelas como a empresas metal-mecánicas.
Estos modelos de repisa han provocado el descrédito
del los modelos de gestión ISO 9001 entre otros. Lo
que hemos desarrollado es distinto.”
D&Q
– México ha diseñado un modelo de consultoría
que puede proporcionar a las Empresas Medianas,
Pequeñas y Micros un esquema de consultoría para
el desarrollo y certificación de sus
sistemas de
gestión, basado en un esquema de
corresponsabilidad, uso de la tecnología, reducción
de costos, “pero manteniendo los altos niveles de
calidad en el servicio y en el diseño de sistemas
que generen valor al cliente. Hemos entendido que
sobre todo en un entorno de crisis las
Organizaciones necesitan soporte para una mejor
gestión, con enfoque a los clientes, con mejores
herramientas de trabajo y que finalmente hagan que
estas Organizaciones tengan la capacidad de entrar
al
mercado de
una manera más competitiva y de esta forma hacer
parte de las cadenas productivas y de exportación”.
El
modelo combina herramientas de Coaching,
Sistemas de
Información (software), Consultoría a
Distancia/Virtual, apoyo documental y de control, a
un valor sin competencia en el mercado.
“Lo
que buscamos es poder asesorar más de 1000
Organizaciones durante 2009/2011 y que estas
Organizaciones estén certificadas con un Sistema
que les aporte valor y no solamente un papel colgado
en la pared, que a lo largo les genere más
problemas”.
Las
primeras Organizaciones que apliquen al modelo
recibirán la consultoría a un 50% del valor que
estaremos ofreciendo (“Vamos financiar el
desarrollo de
los sistemas.”).
“El
modelo es abierto y está disponible también para
consultores que iniciantes que necesitan apoyo de
expertos en sus consultorías”
Para
mayor información escriban a quality@qualityexperts.org
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